定西师范高等专科学校办公室工作职责

 

办公室工作职责

 

学校办公室是党委和行政的综合办事机构，是发挥秘书职能，沟通上下、联系内外、综合组织、协调平衡，为学校教学、科研等服务的职能部门。设有秘书科，副科级机构。秘书科直属单位有文印室和档案室。

一、办公室基本职能

1．校领导活动的安排

2．各职能部门工作的协调

3．公文的起草、运行、审核

4．组织协调全校保密工作和机要文件、内部资料和学校印章的管理

5．信息调研和校内信息编辑、存档、报送

6．依法治校工作的实施、监督

7．信访工作和学校领导、各种会议决定事情的督查督办

8．组织协调学校办公室自动化工作和学校管理信息系统的建立与管理

9．学校统计报表的编制、报送

10．校内重要活动的组织协调

11．组织协调学校对外公共关系、校际国内合作

12．安排与协调学校重要接待，小车调度

13．上级单位和校领导交办的其它工作

二、学校办公室主要工作职责

1．负责组织、承办、协调学校各种重要会议、重大活动，综合、协调处（室）、院（系、馆、中心）间的有关事宜

2．协调、安排校领导的校务活动和联系基层活动，协调处理校内突发和重要事件

3．督察、督办学校重大决策和重要事项，书记、校长的秘书工作

4．起草校领导讲话和学校工作计划、总结、决议、报告，负责学校公文的制发、报送，运转校内外收文，指导校内各部门的文秘、档案工作

5．管理学校党委、行政印鉴章、介绍信，负责校内各部门刻制公章的审核工作

6．负责机要文件和重要协议、合同的管理和保密工作

7．负责依法治校工作

8．负责统计、报送学校办学数据，收集、编发、报送学校信息

9．管理学校办公自动化系统，负责更新办公室网页

10．负责学校对外接待、联络和群众来信、来访工作。

 

办公室主任职责

 

1．主持学校办公室工作，按分工主管办公室几个方面的工作。

2．承担学校党委会议、党政联席会议、校长办公会议、校领导碰头会议、行政会议、教职工大会的准备和组织工作，以及会议决定事项的协调落实工作。

3．负责组织起草或审核学校党委、行政、学校办公室上报下达的重要文件，以及学校领导的重要报告、讲话。

4．围绕学校中心工作，组织调查研究，为学校领导正确决策提供信息和政策性建议。

5．组织督促检查学校各部门、各单位对学校党政文件、会议决定事项、领导批示的贯彻落实情况。

6．研究审核学校各部门、各单位请示学校的问题，提出处理意见，提请学校有关会议或校领导审批。

7．主持办公室工作会议，协调办公室副主任及秘书科工作。

8．协助书记、校长做好校领导日常工作的协调和学校重大活动的安排

9．负责车辆管理工作，安排校领导接待用车

10．办理上级主管部门和校领导交办的其它工作

11．副主任协助主任工作，主任不在时负责办公室全面工作

 

秘书科工作职责

 

1．认真贯彻执行党和国家的教育方针、政策及上级教育部门的文件精神

2．协助办公室主任组织、通知党政联席会、党委会、校长办公会、行政例会、教职工大会、各级干部会等会议，安排会议议题并做好考勤工作

3、负责学校党委、行政发文的呈签、登记、编号、安排打印和校对、分发、归档及文件管理工作

4．负责中央、国家、省委、省政府、市委、市政府等上级机关和校外单位来文、来电的接收、登记、分发、传阅等工作

5．负责校内各部门、各单位请示学校办理事项文件的接收、登记、呈批、传阅、反馈等工作

6．做好收文与电报的借阅、立卷、清退、催办、督查、反馈、销毁工作

7．群众来信来访的接收、登记、呈批、传递、反馈工作

8．负责党委、行政印章、校领导名章及学校办公室印章的使用和管理，负责全校各单位印章的刻制、颁发和收缴、销毁工作

9．负责党委和行政介绍信、便函的管理和使用工作

10．做好学校《大事记》的收集、整理和记录工作

11．负责涉密文件和资料的保密工作

12．根据国家关于档案工作的政策法规，结合学校实际，制定全校档案工作的规章制度，规范全校档案管理工作

13．负责收集、鉴定、整理、统计全校各类档案及有关资料

14．负责全校各类档案的查阅、借阅工作，并严格履行审批登记手续

15．监督、检查、指导党政各部门的档案工作，对全校专兼职档案人员进行业务培训

16．搞好档案的保密及安全保卫工作，建立严格的工作制度，防止失密、泄密、丢失、损坏

17．参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料、编制检索工具，积极开展档案信息服务

18．负责节、假日的安排、通知及行政值周安排工作

19.完成校领导及办公室负责人临时交办的其它工作

 

其它工作职责

 

1．协助办公室主任进行车辆管理

2．承担办公室财产管理工作，负责办公文具、家具、材料的采购、领取、保管和发放工作

3．承担学校召开的各种大型会议和重大活动的后勤服务工作

4．协助校领导和办公室领导做好来宾接待工作

5．承担校领导出差及学校会议等的机票、火车票订购工作和校领导出差的财务报销工作

6．负责办公室人员考勤和上报工作

7．负责校领导办公室、会议室、报告厅的管理和卫生工作

8．电话、传真的接收、记录和处理

9.负责学校外事联系和承办工作，包括外国专家来校任教、考察等相关手续的办理及其它外事方面的工作

10.负责学校收发工作

11.负责学校法人资格证、机构代码证的办理、保管和年检等工作

12.办理校领导和办公室负责人交办的其它工作

 

 

                                      2013年6月1日