定西师范高等专科学校办公室工作职责
办公室工作职责
学校办公室是党委和行政的综合办事机构,是发挥秘书职能,沟通上下、联系内外、综合组织、协调平衡,为学校教学、科研等服务的职能部门。设有秘书科,副科级机构。秘书科直属单位有文印室和档案室。
一、办公室基本职能
1.校领导活动的安排
2.各职能部门工作的协调
3.公文的起草、运行、审核
4.组织协调全校保密工作和机要文件、内部资料和学校印章的管理
5.信息调研和校内信息编辑、存档、报送
6.依法治校工作的实施、监督
7.信访工作和学校领导、各种会议决定事情的督查督办
8.组织协调学校办公室自动化工作和学校管理信息系统的建立与管理
9.学校统计报表的编制、报送
10.校内重要活动的组织协调
11.组织协调学校对外公共关系、校际国内合作
12.安排与协调学校重要接待,小车调度
13.上级单位和校领导交办的其它工作
二、学校办公室主要工作职责
1.负责组织、承办、协调学校各种重要会议、重大活动,综合、协调处(室)、院(系、馆、中心)间的有关事宜
2.协调、安排校领导的校务活动和联系基层活动,协调处理校内突发和重要事件
3.督察、督办学校重大决策和重要事项,书记、校长的秘书工作
4.起草校领导讲话和学校工作计划、总结、决议、报告,负责学校公文的制发、报送,运转校内外收文,指导校内各部门的文秘、档案工作
5.管理学校党委、行政印鉴章、介绍信,负责校内各部门刻制公章的审核工作
6.负责机要文件和重要协议、合同的管理和保密工作
7.负责依法治校工作
8.负责统计、报送学校办学数据,收集、编发、报送学校信息
9.管理学校办公自动化系统,负责更新办公室网页
10.负责学校对外接待、联络和群众来信、来访工作。
办公室主任职责
1.主持学校办公室工作,按分工主管办公室几个方面的工作。
2.承担学校党委会议、党政联席会议、校长办公会议、校领导碰头会议、行政会议、教职工大会的准备和组织工作,以及会议决定事项的协调落实工作。
3.负责组织起草或审核学校党委、行政、学校办公室上报下达的重要文件,以及学校领导的重要报告、讲话。
4.围绕学校中心工作,组织调查研究,为学校领导正确决策提供信息和政策性建议。
5.组织督促检查学校各部门、各单位对学校党政文件、会议决定事项、领导批示的贯彻落实情况。
6.研究审核学校各部门、各单位请示学校的问题,提出处理意见,提请学校有关会议或校领导审批。
7.主持办公室工作会议,协调办公室副主任及秘书科工作。
8.协助书记、校长做好校领导日常工作的协调和学校重大活动的安排
9.负责车辆管理工作,安排校领导接待用车
10.办理上级主管部门和校领导交办的其它工作
11.副主任协助主任工作,主任不在时负责办公室全面工作
秘书科工作职责
1.认真贯彻执行党和国家的教育方针、政策及上级教育部门的文件精神
2.协助办公室主任组织、通知党政联席会、党委会、校长办公会、行政例会、教职工大会、各级干部会等会议,安排会议议题并做好考勤工作
3、负责学校党委、行政发文的呈签、登记、编号、安排打印和校对、分发、归档及文件管理工作
4.负责中央、国家、省委、省政府、市委、市政府等上级机关和校外单位来文、来电的接收、登记、分发、传阅等工作
5.负责校内各部门、各单位请示学校办理事项文件的接收、登记、呈批、传阅、反馈等工作
6.做好收文与电报的借阅、立卷、清退、催办、督查、反馈、销毁工作
7.群众来信来访的接收、登记、呈批、传递、反馈工作
8.负责党委、行政印章、校领导名章及学校办公室印章的使用和管理,负责全校各单位印章的刻制、颁发和收缴、销毁工作
9.负责党委和行政介绍信、便函的管理和使用工作
10.做好学校《大事记》的收集、整理和记录工作
11.负责涉密文件和资料的保密工作
12.根据国家关于档案工作的政策法规,结合学校实际,制定全校档案工作的规章制度,规范全校档案管理工作
13.负责收集、鉴定、整理、统计全校各类档案及有关资料
14.负责全校各类档案的查阅、借阅工作,并严格履行审批登记手续
15.监督、检查、指导党政各部门的档案工作,对全校专兼职档案人员进行业务培训
16.搞好档案的保密及安全保卫工作,建立严格的工作制度,防止失密、泄密、丢失、损坏
17.参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料、编制检索工具,积极开展档案信息服务
18.负责节、假日的安排、通知及行政值周安排工作
19.完成校领导及办公室负责人临时交办的其它工作
其它工作职责
1.协助办公室主任进行车辆管理
2.承担办公室财产管理工作,负责办公文具、家具、材料的采购、领取、保管和发放工作
3.承担学校召开的各种大型会议和重大活动的后勤服务工作
4.协助校领导和办公室领导做好来宾接待工作
5.承担校领导出差及学校会议等的机票、火车票订购工作和校领导出差的财务报销工作
6.负责办公室人员考勤和上报工作
7.负责校领导办公室、会议室、报告厅的管理和卫生工作
8.电话、传真的接收、记录和处理
9.负责学校外事联系和承办工作,包括外国专家来校任教、考察等相关手续的办理及其它外事方面的工作
10.负责学校收发工作
11.负责学校法人资格证、机构代码证的办理、保管和年检等工作
12.办理校领导和办公室负责人交办的其它工作
2013年6月1日